Professionelle Ausstattung für Review und Neuplanung

Professionelles Management braucht periodische Reviews und Planung. Das gilt auch für professionelles Selbstmanagement und persönliche Arbeitsplanung. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eigens dafür gemachte Mittel an die Hand. Damit werden Ihre Mitarbeiter schnell und sicher produktiver und zuverlässiger.

Transkription „Guttun 12 – Professionelle Ausstattung“

 

In diesem Video geht es um professionelles Management. Es geht darum, was professionelles Management ausmacht, was es dazu braucht bzw. was professionelles Management erleichtert bzw. fördert.

Einer der elementarsten Eckpfeiler professionellen Managements von Organisationen, Projekten oder Veränderungsprozessen sind periodische Reviews und daraus resultierende Neu- und Umplanungen.

Periodische Reviews und Planungen sind besonders wichtig in einem Umfeld mit vielen Überraschungen, Veränderungen und im unbekannten Terrain sowie bei anspruchsvollen Herausforderungen. Das gilt für die Arbeit einer einzelnen Person genauso wie für ein Team, eine Abteilung oder einen gesamten Geschäftsbereich.

Genauso wie für eine Gruppe braucht es für das professionelle Management der Arbeits- und Schaffenskraft einer einzelnen Person ebenfalls periodische Review- und Planungsphasen. Der Begriff für den periodischen Prozess des persönlichen Reviews und Neuplanungen ist smoffen. Smoffen steht für professionelles Management von Wertschöpfung jeglicher Art.

Die Häufigkeit von Review- und Planungsphasen hängt von den Zeiträumen ab, in denen wesentliche Veränderungen zu erwarten sind. Bei Projektteams sind wöchentliche oder monatliche Reviews typisch. Auf der Ebene vonOrganisationseinheiten sind 2 bis 8 Reviewmeetings pro Jahr üblich.

Und auf der Ebene einer einzelnen Person kann sich täglich sehr viel ändern. Und darum sind tägliche Review- und Planungsphasen notwendig. Da die Arbeitskraft einer Person bei anspruchsvollen Aufgaben über längere Zeit gebraucht wird und eine Person in viele verschiedene Aufgabenfelder gleichzeitig involviert ist, braucht es für deren Arbeits- und Schaffenskraft auch persönliche Reviews und Neuplanungen über längere Zeiträume wie Wochen und Monate.

Wie schnell und wie effizient und wie sicher sich Planungen auf Ebene von Organisationseinheiten, Projektteams oder Kompetenzteams umsetzen lassen, hängt am Ende von einzelnen Menschen ab, von vielen einzelnen Menschen, die die Arbeit ausserhalb von Meetings tun müssen.

Der Erfolg von Organisationen und damit auch der Erfolg von den jeweiligen Verantwortlichen hängt davon ab, wie effizient, effektiv und zielführend die Mitarbeiter ihre persönlichen Ressourcen wie Zeit, Aufmerksamkeit, Erfahrungen und Beziehungen einsetzen, das heißt, wie professionell sie sich selbst managen mittels persönlicher Reviews und Planungen.

Professionelle Grundlage für persönlichen Review und Planung

Obwohl persönliche Reviews und Planungen für Tage, Wochen und auch über Monate sehr sinnvoll und erstrebenswert sind, werden Mitarbeiter von Arbeitgebern eigentlich darin nicht gefördert, nicht unterstützt. Sie werden quasi damit allein gelassen. Es wird wie eine Privatsache behandelt. Es wird weder gefordert noch gefördert.

Im betrieblichen Alltag kommen Mitarbeiter auch ohne jegliche Review- und Planungsphasen durch. Der Feierabend kommt ungeplant von selbst auf einen zu. Und bis dahin sorgen Meetingkalender, E-Mail-Eingang und weitere digitale Medien sowie Apps für komplette Vollbeschäftigung.

Arbeitgeber kümmern sich ja nicht darum, ob ein Mitarbeiter sich professionell managt oder nicht. Hauptsache, der Outlook-Kalender sieht gut gefüllt aus.

Wer als Arbeitnehmer persönliche Reviews und Planungen für Tage, Wochen und Monate machen möchte, bekommt vom Arbeitgeber dafür keine darauf ausgelegten Hilfsmittel bereitgestellt.

Er hat im Normalfall dafür die Microsoft Outlook als E-Mail und Terminkalender-App zur Verfügung und meist noch eine digitale Notiz-App und oft auch noch eine digitale To-Do-App. Um Gedanken schnell festzuhalten und nicht aus den Augen zu verlieren, sind zusätzlich noch gelbe Zettel und Notizblätter üblich.

Wer eine hohe Selbstdisziplin hat und sich viel Zeit nimmt, kann damit eine gute Tagesplanung machen. Aber wem das fehlt, der geht einfach unreflektiert und ungeplant seine Tage an. Und spätestens beim persönlichen Review und Planung über Wochenzeiträume hinweg zeigen sich solche Sammelsurien von Medien und Tools eigentlich völlig ungeeignet. Es braucht damit einfach zu viel Zeit, es gibt keinen Überblick, und es erzeugt ein schlechtes Gefühl, bis man erst einmal alles zusammengesucht und sortiert hat. Und wie soll eine Planung über Wochen eigentlich aussehen und wo soll sie festgehalten werden und wie?

Darum machen Arbeitnehmer aller Hierarchieebenen heute keine professionelle persönliche Wochenreviews und auch keine Wochenplanung. Sie gehen ihre Wochen unreflektiert und ungeplant an. Das ist alles anders als professionell, aber es ist heute normal geworden.

Es bleibt dann bei den rein operativen und eher reaktiven Planungen von Tag zu Tag. Und das reicht aus. Denn wer genug strampelt, kann sich damit gut über Wasser halten. Und es ist einfach unnötig, mühsam und es ist nicht wirklich zielführend, das so zu machen.

Professionelle Grundlagen für professionelles Arbeiten

Es gibt sicherlich viele Mitarbeiter in jedem Unternehmen, die sich für ihren Job und ihre Ziele eine eigene Systematik für persönliche Reviews und Planungen entwickelt haben. Zumindest, was die operativen Planungen von Tag zu Tag angeht, haben alle erfolgreichen Menschen irgendwas für sich gefunden, das gut funktioniert. Bei mittel- und langfristigen Planungen jedoch, da sind Reviews sowie die Verfolgung taktischer, strategischer Ziele, da gibt es bei jedem irgendwie noch ein Gefühl, da gäbe es noch Defizite, da gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten bei sich selbst, bei seinen Kollegen und bei seinen Mitarbeitern.

Um diese Defizite zu beheben und vorhandene Verbesserungspotenziale zu nutzen, wäre doch naheliegend, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern kostenlos die Nutzung eines professionellen Review- und Planungssystems für Tage, Wochen und Monate, Jahre sogar ermöglichen.

Ein solches System ist das 2ease SMan System. Es ist vollumfänglich in Deutsch und Englisch dokumentiert und als Buch publiziert. Die DIN-A5-Formblättersätze und das Buch können auch in jeder Buchhandlung erworben werden. Die Formblättersätze gibt es für Unternehmen auch in digitaler Form für iPads.

Mitarbeitern bereitstellen, was professionelles Arbeiten fördert und erleichtert

Für jeden Mitarbeiter, für jeden Arbeitgeber ist es also sinnvoll, Mitarbeitern Hilfsmittel bereitzustellen, die professionelle Vorgehensweise fördern. Speziell Hilfsmittel, die Mitarbeiter davon abhalten, weiter ihr Heil in noch weiteren digitalen Apps zu suchen und sich in ihrem Denken und ihrer Aufmerksamkeit noch mehr von ihrem Smartphone-Screen vereinnahmen und damit einschränken zu lassen.

Solche Hilfsmittel gab es bisher nicht zu kaufen. Das ist nun anders: Mit der Erfahrung von über 20 Jahren in der Führung von mittelgrossen Unternehmen und mit dem Blickwinkel eines wohlwollenden Arbeitgebers habe ich genau diese Hilfsmittel standardisiert und industrialisiert.

Wer sie nicht über den Buchhandel beziehen möchte, sondern direkt bei 2ease bestellen möchte, kann das tun mit Volumenpreisen, oder die einfachste und bequemste Methode ist es, einen Rahmenliefervertrag mit mir abzuschließen.

Da kann jeder Mitarbeiter seinen Bedarf bei der 2ease AG melden und bekommt dann frei Haus geliefert, was er braucht. Abgerechnet wird dann mit dem Arbeitgeber pro Monat oder Quartal.

Sie können darüber hinaus Ihren Mitarbeitern auch Anleitung und Mentor-Begleitung für professionelle persönliche Reviews und Planungen, das heißt professionelles Selbstmanagement, geben lassen.

Es gibt dafür auch standardisierte Kurse, die schnell für begeisternde und dauerhafte Veränderungen zum Besseren für den Kursteilnehmer und seine Umgebung sorgen. Die Teilnehmer, sie fühlen sicher besser, sie wirken besser und sie werden besser.

In diesem Sinne: Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Hilfsmittel an die Hand, mit dem er professionell arbeiten kann. Sie werden es nicht bereuen. Und Ihr Mitarbeiter wird es Ihnen danken.